Un percorso semplice per una gestione più intelligente degli accessi fisici

Un sistema di controllo accessi IP avanzato può aiutarti a gestire meglio chi ha accesso ai tuoi edifici e siti. Inoltre, permette di aggiungere man mano tecnologie innovative per migliorare continuamente le procedure quotidiane e la sicurezza.

Nel pianificare gli upgrade futuri, potresti decidere di includere nuovi sistemi e sensori, come lettori biometrici o credenziali mobili, e la buona notizia è che queste espansioni non devono necessariamente essere complesse. Con un sistema unificato, che ti permetta di gestire tutto da un'unica postazione, potrai facilmente aggiungere nuove funzionalità e incrementare il valore della sicurezza e delle procedure.

Aggiungere al tuo sistema di controllo accessi una soluzione di gestione degli accessi fisici può aiutarti ad automatizzare e a migliorare le decisioni e i processi relativi ai criteri di sicurezza fisica e ai diritti di accesso della tua azienda. A sua volta, questo può gradualmente eliminare i colli di bottiglia nelle procedure quotidiane e migliorare l'efficienza e la compliance a livello dell'intera azienda.

Checklist

 

I sistemi di controllo accessi sono utili, ma sono abbastanza? 

Un sistema di controllo accessi svolge un ruolo fondamentale per la sicurezza della tua azienda. Gli operatori possono utilizzarlo per gestire attività come l'impostazione dei privilegi dei cardholder, la disattivazione delle credenziali di accesso, la creazione di pianificazioni e regole per le porte e così via. 

Tuttavia, anche le soluzioni di controllo accessi più avanzate non sono progettate per ottimizzare i flussi di lavoro, perché per gestire il sistema gli operatori dovranno comunque dedicare molto tempo alle attività manuali. Eccone alcune:  

Onboarding dei dipendenti

Quando viene assunto un nuovo dipendente o un dipendente esistente cambia mansione, è necessario aggiungere o aggiornare i dati e i privilegi dei cardholder. Se diventa un'operazione da ripetere più volte al giorno o alla settimana, può sottrarre molto tempo agli operatori. Poiché i dipendenti di solito hanno bisogno di un accesso immediato, gli operatori possono anche agire di fretta e commettere errori.

Gestione delle richieste temporanee

A volte, i dipendenti hanno bisogno di accedere a determinati edifici, aree o sale per un progetto o un periodo di tempo specifici. In questi casi, prima di impostare i permessi, gli operatori devono verificare la richiesta con il responsabile del dipartimento per convalidarla. Si tratta di un lungo processo che richiede più passaggi, crea ritardi ingiustificati e deve essere adeguatamente monitorato.

Inoltre, doversi ricordare di revocare i privilegi temporanei aggiunge ulteriore complessità. Certi operatori impostano promemoria nei propri calendari online, mentre altri registrano manualmente le richieste ad hoc in Excel o in un blocco note cartaceo. Qualsiasi contrattempo o distrazione che intralci questo processo ha un impatto negativo sull'efficienza operativa e può creare vulnerabilità per la tua azienda.

Audit regolari

Alcuni criteri aziendali o certi settori altamente regolamentati richiedono frequenti rapporti e audit sul controllo accessi. Ad esempio, può essere necessario assicurarsi che solo le persone con la formazione, le autorizzazioni e i ruoli richiesti abbiano accesso a determinate sale o siti, specificando inoltre il contesto relativo alle eccezioni o alle richieste ad hoc.

Per raccogliere questi dettagli, il team amministrativo potrebbe dover cercare tra i documenti, recuperare diverse email o compilare dati in un file excel. In ogni caso, si tratta di un processo che richiede molto tempo, è soggetto a errori e ostacola la compliance.

L'elenco delle attività manuali di controllo accessi non finisce qui. Altri compiti, come la gestione dei permessi dei collaboratori, delle richieste dei visitatori e degli ospiti VIP, richiedono tempo e attenzione supplementari da parte del tuo team. 

Poiché queste attività si svolgono in modo così frequente e casuale, è facile che i tuoi operatori si distraggano e commettano errori che possono mettere a rischio la tua azienda. Affidare a una o due persone la gestione di questi compiti può anche creare un collo di bottiglia, riducendo l'efficienza operativa di diversi ruoli e team.

EBOOK

 

In che modo ClearID semplifica la vita

ClearID può aiutarti a gestire in modo centralizzato i diritti di accesso di dipendenti e collaboratori, automatizzando molte attività manuali e allineandole ai criteri aziendali. Questo avviene grazie al provisioning basato sugli attributi, che ti permette di concedere o revocare automaticamente i diritti di accesso in base agli attributi specifici dei dipendenti, tra cui il dipartimento, la sede, il titolo e la descrizione della mansione, l'anzianità, il grado di retribuzione, la formazione, le certificazioni, il livello di autorizzazioni di sicurezza e altro ancora.

 

 

Se, ad esempio, un dipendente che lavorava nel dipartimento marketing di Roma si trasferisce nella sede di Milano, i suoi diritti di accesso saranno automaticamente modificati. Affidarsi agli attributi e ai criteri permette di non dover fornire manualmente accessi a ciascun dipendente.

TESTIMONIANZE DEI CLIENTI

 

Una soluzione di gestione degli accessi più intelligente offre livelli di automazione ancora più elevati. Ecco altri modi in cui la tua azienda può trarre vantaggio dall'unificazione del controllo accessi con ClearID:

Richieste self-service

I tuoi dipendenti potranno accedere a un portale self-service e cloud-based e inserire facilmente richieste di accesso temporaneo, aggiornare gli attributi, far accedere visitatori o collaboratori e molto altro ancora. I responsabili potranno inoltre utilizzare il portale per pianificare e completare in qualsiasi momento le revisioni degli accessi per i propri team.

Flussi di lavoro di approvazione automatizzati

Quando viene presentata una richiesta di accesso, l'addetto all'approvazione o il responsabile delle decisioni dell'area assegnata viene automaticamente avvisato. In seguito, potrà accedere al portale per esaminare la richiesta e approvarla o rifiutarla oppure per modificare le autorizzazioni, ad esempio limitandone la durata. Potrà inoltre aggiungere note sul motivo per il quale un accesso viene concesso o revocato, in modo da garantire una piena tracciabilità.

Criteri di onboarding standardizzati

Una volta creato un cardholder nel sistema di controllo accessi e assegnati tutti gli attributi quali dipartimento, mansione, titolo e sede, ClearID assicura che vengano concessi tutti i diritti di accesso previsti dai criteri di sicurezza dell'azienda. Questo riduce al minimo gli errori manuali e garantisce che i diritti di accesso siano sempre aggiornati.

Valuta la possibilità di installare di una soluzione di gestione degli accessi fisici

Se stai pianificando una migrazione al sistema di controllo accessi Synergis™ o lo utilizzi già, aggiungere ClearID può aiutarti a digitalizzare e automatizzare i processi e i criteri di controllo accessi. ClearID è unificato con Synergis al 100% in modo da garantire la sincronizzazione di tutte le azioni tra i due sistemi. Inoltre, la gestione degli accessi cloud-based offre maggiore accessibilità, scalabilità, sicurezza e risparmio.

Unificando il sistema di controllo accessi Synergis con ClearID, tutto diventerà più semplice, efficiente e conforme: dall'onboarding e l'offboarding dei dipendenti, alla gestione delle richieste di accesso temporaneo e fino alla generazione dei report per gli audit.