Een eenvoudige manier om uw fysieke toegangscontrole te verbeteren

De implementatie van een nieuw IP-gebaseerd toegangscontrolesysteem is onmisbaar als u uw fysieke beveiliging wilt verbeteren. De nieuwere IP-gebaseerde toegangscontrolesystemen van vandaag kunnen veel meer dan alleen beheren wie toegang heeft tot uw gebouwen en locaties. Na verloop van tijd kunt u uw toegangscontrolesysteem zelfs combineren met andere innovatieve technologieën om uw dagelijkse bedrijfsvoering en beveiliging te verbeteren. 

Naarmate u deze toekomstige upgrades in kaart brengt, komt u mogelijk uit op nieuwe biometrische lezers toevoegen of mobiele credentials implementeren. En hoewel deze enorm veel waarde kunnen toevoegen voor uw beveiliging en bedrijfsvoering, is het ook goed om te kijken naar slimmere manieren om toegang te beheren met Genetec ClearID.  

ClearID wordt toegevoegd aan uw toegangscontrolesysteem om de besluitvorming en uw workflows op het gebied van uw beleidsregels voor fysieke beveiliging en de toegangsrechten van personen te automatiseren en verbeteren. Met ClearID voorkomt u struikelblokken in uw workflows en verbetert u de productiviteit en de naleving binnen uw hele bedrijf.  

Lees verder en ontdek waarom de introductie van ClearID de beste volgende stap is om uw fysieke toegangscontrole te moderniseren.

 

 

Een toegangscontrolesysteem is nuttig, maar is het genoeg? 

Met een toegangscontrolesysteem komt u al een heel eind bij de beveiliging van uw bedrijf. Uw operators kunnen dit systeem toepassen voor het beheer van allerlei taken, zoals de rechten van kaarthouders instellen, toegangsrechten intrekken, deuropeningen en regels beheren enz.  

Maar zelfs de meest geavanceerde oplossingen voor toegangscontrole zijn niet ontworpen om uw workflows te stroomlijnen. Dat komt omdat uw operators naast het beheer van de fysieke toegangscontrole ook nog veel andere tijdrovende en handmatige taken op hun bordje krijgen. Hier volgen enkele voorbeelden van deze taken.  

Onboarding van medewerkers 

Als een nieuwe medewerker wordt aangenomen of een bestaande medewerker een nieuwe functie krijgt, moeten de kaarthoudergegevens en bijbehorende toegangsrechten worden toegevoegd of aangepast. Als dat een paar keer per week of zelfs per dag gebeurt, raken uw operators enorm veel tijd kwijt. Aangezien medewerkers meestal meteen toegang nodig hebben, zijn operators vaak genoodzaakt om zich te haasten om alles zo snel mogelijk te verwerken, waardoor ze eerder onbedoeld fouten zullen maken.  

Tijdelijke verzoeken verwerken 

Soms hebben medewerkers toegang nodig tot een bepaalde ruimte, locatie of zelfs een gebouw voor een specifieke taak of tijdsduur. Het is dan de taak van uw operators om contact op te nemen met de leidinggevende van de afdeling of de manager om het verzoek te bevestigen en de toegangsrechten in te stellen. Dit leidt tot eindeloos heen en weer mailen, wat allemaal bijgehouden moet worden en waardoor ook nog eens onnodige vertragingen ontstaan.  

Uw team moet dan ook onthouden om die tijdelijke rechten weer in te trekken, waardoor het proces alleen maar ingewikkelder wordt. Sommige operators maken een herinnering in hun online kalender, terwijl anderen deze plotse verzoeken handmatig in Excel of op papier bijhouden. Alle kleine foutjes of afleidingen die dit proces verstoren, leiden tot een lagere operationele efficiëntie en meer kwetsbaarheden in uw organisatie. 

Regelmatige audits uitvoeren  

In sommige sterk gereguleerde branches of voor bepaalde bedrijven met strenge beleidsregels is het verplicht om regelmatige rapportages en audits uit te voeren op de toegangscontrole. Dit kan betekenen dat slechts de personen met de juiste training, rol en veiligheidsmachtiging toegang hebben tot bepaalde ruimtes of locaties en dat uw team ook uitzonderingen en plotse verzoeken kan verduidelijken.  

Om die gegevens bij elkaar te krijgen, moet uw administratief team mogelijk door stapels papierwerk gaan, e-mails opvragen of gegevens in Excel-bestanden samenbrengen. Hoe dan ook, het is een langdurig en vaak moeizaam proces waarin fouten en niet-naleving op de loer liggen.  

Maar dat is lang niet de hele lijst met handmatige taken voor de toegangscontrole. Andere verantwoordelijkheden, zoals de rechten van aannemers, bezoekers of VIP's beheren, vereisen allemaal extra tijd en aandacht van uw team.  

Deze taken kunnen regelmatig en op willekeurige momenten voorkomen, waardoor uw operators eerder afgeleid raken en fouten maken die uw hele organisatie mogelijk in gevaar brengen. Als slechts één of twee personen verantwoordelijk zijn voor deze taken, krijgt uw bedrijf al snel te maken met struikelblokken die de operationele efficiëntie van andere medewerkers en teams verlagen.     

Waarom ClearID een slimmere manier is om toegang te beheren 

Als u de fysieke beveiliging van uw bedrijf naar een hoger niveau wilt tillen, is het mogelijk tijd om een intelligenter toegangscontrolesysteem zoals ClearID te implementeren.  

Met ClearID kunt u de toegangsrechten van medewerkers en aannemers centraal beheren terwijl u al deze handmatige taken conform de beleidsregels van uw bedrijf kunt automatiseren. Dit systeem wijst namelijk rechten toe op basis van de kenmerken van een bepaald persoon, zodat toegangsrechten automatisch worden verleend of worden ingetrokken op basis van bijvoorbeeld de afdeling, de locatie, de functietitel of -beschrijving, het anciënniteitsniveau, het salaris, de training, de certificering, de veiligheidsmachtiging enz.  

Dus als een medewerker van de marketingafdeling op de locatie in San Diego wordt overgeplaatst naar de locatie in Montreal, past het systeem automatisch de toegangsrechten aan. Deze oplossing kijkt dus naar de kenmerken van een medewerker of naar de beleidsregels, zodat u rechten niet langer handmatig hoeft te verlenen. 

Deze slimmere oplossing voor toegangscontrole verbetert de automatisering nog meer. Hier volgen enkele voorbeelden van manieren waarop uw bedrijf kan profiteren van uw toegangscontrole uitbreiden met ClearID. 

Zelfserviceverzoeken 

Met ClearID hebben uw medewerkers toegang tot een cloudgebaseerd portaal waar ze zelf gemakkelijk verzoeken kunnen indienen voor tijdelijke toegang, bijgewerkte kenmerken, toegang voor bezoekers of aannemers en nog veel meer. Managers en leidinggevenden kunnen het portaal ook gebruiken om altijd en overal toegangsbeoordelingen van hun team in te plannen en te voltooien. 

Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows 

Wanneer een toegangsverzoek wordt ingediend, ontvangt de betrokken locatiemanager of desbetreffende beslisser automatisch een melding. Beslissers kunnen dan het verzoek in het portaal bekijken en vervolgens goedkeuren, afwijzen of de rechten in het verzoek aanpassen door bijvoorbeeld de tijdsduur te wijzigen. Ze kunnen ook opmerkingen toevoegen waarom toegang wordt verleend of geweigerd om een volledig audittrail te waarborgen.   

Gestandaardiseerde onboardingsregels 

Wanneer een kaarthouder is geregistreerd in het toegangscontrolesysteem en alle kenmerken, zoals de afdeling, taken, functietitel en locatie, zijn toegewezen, zorgt ClearID ervoor dat de relevante toegangsrechten worden verleend conform de beleidsregels voor beveiliging van het bedrijf. Zo voorkomt u handmatige fouten en waarborgt u dat de toegangsrechten altijd up-to-date zijn. 

Het gemak van een intelligent toegangscontrolesysteem implementeren  

U denkt nu misschien: dat klinkt allemaal leuk en aardig, maar wordt het niet veel te ingewikkeld en duur om nóg een nieuwe oplossing toe te voegen aan ons toegangscontrolesysteem? Het antwoord op die vraag is: nee!  

Als u al gebruikmaakt van ons Synergis-toegangscontrolesysteem, dan is de implementatie van ClearID gebruiksvriendelijk en betaalbaar. Dat komt omdat ClearID volledig geünificeerd is met Synergis. Het is dus snel en eenvoudig te installeren en alle acties zijn al gesynchroniseerd tussen beide systemen. Bovendien is ClearID een cloudgebaseerde dienst tegen een betaalbaar jaarabonnement.   

Uiteindelijk komt het erop neer dat wanneer u uw Synergis-toegangscontrolesysteem unificeert met ClearID, u zich zal afvragen waarom u dit niet veel eerder had gedaan. Alles van nieuwe medewerkers on- en offboarden en tijdelijke toegangsrechten beheren tot auditrapporten genereren wordt immers aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter, terwijl u ook altijd voldoet aan alle regels.