스마트한 물리적 출입 관리를 위한 간단한 방법

최신 IP 출입통제 시스템을 사용하면 건물과 사이트에 출입할 수 있는 사람을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. 또한 시간이 지남에 따라 혁신적인 기술을 자유롭게 추가하여 일상적인 운영과 보안을 지속적으로 개선할 수 있습니다.

향후 업그레이드를 계획할 때 생체 인식 리더나 모바일 자격 증명과 같은 새로운 시스템과 센서를 추가하는 것을 고려할 수 있습니다. 보안과 운영에 가치를 더할 수 있지만 모든 것을 한 곳에서 관리할 수 있는 통합 보안 시스템을 갖추는 것이 중요합니다.

출입통제 시스템 위에 계층화된 실질적인 출입 통제 솔루션은 회사의 물리적 보안 정책과 접근 권한을 중심으로 한 의사 결정과 프로세스를 자동화하고 개선하는 데 도움이 됩니다. 이 솔루션은 일상 업무의 병목 현상을 완화하고 효율성을 개선할 뿐만 아니라 전사적으로 컴플라이언스를 준수할 수 있습니다.

체크리스트

 

출입통제 시스템은 매우 유용합니다. 하지만 이것으로 충분할까요? 

출입통제 시스템은 조직 보안에 큰 도움이 됩니다. 운영자는 출입통제 시스템을 사용하여 카드홀더 권한 설정, 출입 자격 증명 비활성화, 도어 일정 및 규칙 생성 같은 작업을 처리할 수 있습니다. 

하지만 가장 최신 출입 통제 솔루션이라도 워크플로를 간소화하도록 설계되지 않았습니다. 이는 운영자가 물리적 출입 통제를 관리할 때 여전히 시간이 많이 소모되는 작업이 많기 때문입니다. 몇 가지 예시는 다음과 같습니다.  

직원 채용

신입 사원을 채용하거나 기존 직원이 직무를 변경하면 카드홀더 데이터 및 권한이 추가되거나 업데이트되어야 합니다. 이 작업을 하루 또는 일주일에 몇 번씩 수행하게 되면 운영자의 작업 시간이 늘어나고 비효율적으로 시간을 사용하게 됩니다. 일반적으로 직원들은 즉각적인 출입을 필요로 하기 때문에, 작업을 모두 끝내려고 운영자가 서두르다 보면 자신도 모르게 실수를 저지를 수 있습니다.

임시 요청 처리

직원들은 정해진 직무를 위해 정해진 시간에 특정 룸, 구역이나 건물에 출입해야 하는 경우가 있습니다. 그러면 요청을 확인하고 권한을 설정하기 위해 부서장 또는 관리자와 확인하는 것은 운영자의 몫입니다. 이는 과도한 지연을 발생시키며 적절한 추적이 필요한 전후 프로세스가 긴 절차입니다.

이러한 임시 권한의 취소 작업을 기억하는 일은 업무를 더 어렵게 합니다. 일부는 온라인 달력에 알림을 설정하는 반면, 어떤 운영자들은 Excel이나 종이 메모장에 임시 요청을 수동으로 기록하여 추적합니다. 이 절차에 방해가 되는 경미한 사고나 방해 요소들은 운영 효율성을 저하시키고 조직의 취약성을 초래합니다.

정기적인 감사 수행

일부 규제가 심한 산업 또는 기업 정책은 주기적으로 출입 통제를 보고하고 감사해야 합니다. 이는 적절한 교육, 역할, 보안 등급을 받은 사람들만 특정 공간이나 현장에 출입하도록 보장하고 예외 또는 임시 요청의 배경을 자세히 설명하는 것을 뜻합니다.

이러한 세부 정보를 취합하려면 관리 팀이 서류 작업을 하거나, 이메일을 검색하거나, Excel 스프레드시트로 데이터를 컴파일해야 할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 오류가 발생하기 쉽고 규정 준수를 방해하는 시간이 많이 걸리는 절차입니다.

수동 출입 통제 작업 목록은 여기서 끝나지 않습니다. 계약업체 허가, 방문자 요청, VIP 손님 처리 등 모든 다른 업무도 시간과 주의를 기울여야 하는 업무입니다. 

이러한 업무는 매우 자주, 무작위로 일어나기 때문에 운영자는 혼동을 하거나 실수를 저질러 조직을 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 이러한 작업을 한 두 사람에게만 의존하면 병목 현상이 발생하여 여러 업무와 팀에서 운영 효율성이 떨어질 수 있습니다.

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이해 관계자의 역량을 강화하는 ClearID

ClearID를 사용하면 직원과 계약자의 출입 권한을 중앙에서 관리하면서 회사의 정책에 맞게 많은 매뉴얼 작업을 자동화할 수 있습니다. 이는 개별 속성에 기반한 권한 설정을 통해 이뤄집니다. 따라서 이 솔루션은 부서, 위치, 직함, 직무, 연공서열, 급여 등급, 교육, 인증, 보안 등급 등을 포함한 특정 직원의 속성에 기반하여 출입 권한을 자동으로 부여하거나 취소합니다.

 

 

샌디에이고의 마케팅 부서에서 근무하던 직원이 몬트리올 지사로 옮기면 해당 직원의 출입 통제 권한이 자동으로 조정됩니다. 속성 및 정책을 이용하면 각 직원의 출입 권한을 수동으로 설정할 필요가 없습니다.

고객 사례

 

스마트한 출입 관리 솔루션은 자동화를 더 발전시킵니다. 조직에서 ClearID로 출입 통제를 통합함으로써 얻을 수 있는 몇 가지 추가 이점을 소개합니다.

셀프 서비스 요청

ClearID를 사용하면 직원들이 셀프 서비스 클라우드 기반 포털에 액세스하여 임시 출입, 업데이트된 속성, 방문자 또는 계약업체 출입 등에 대한 권한을 쉽게 요청할 수 있습니다. 또한 관리자 또는 부서장은 포털을 사용하여 언제든지 팀의 출입 통제 검토를 예약하고 완료할 수 있습니다.

승인 워크플로 자동화

출입 권한 요청이 제출되면 할당된 구역 승인자 또는 의사 결정권자에게 자동으로 알림이 전송됩니다. 이들은 포털에 접속하여 요청을 검토한 후 요청을 승인 또는 반려하거나 시간을 제한하는 등 권한을 조정하기도 합니다. 또한 추후의 전체 감사를 위해 출입 권한이 부여되거나 취소된 이유에 관한 메모를 추가할 수 있습니다.

표준화된 직원 채용 정책

출입 통제 시스템에서 카드홀더가 생성되고 부서, 직책, 위치 등 모든 속성이 할당되고 나면 ClearID를 통해 회사의 보안 정책에 따라 모든 관련 출입 권한이 부여됩니다. 그러면 수동 작업으로 인한 사고가 최소화되고 출입 권한이 항상 최신 상태로 유지됩니다.

물리적 출입 통제 관리 솔루션 배포 고려

Synergis™ 출입통제 시스템을 사용 중이든 마이그레이션 진행 중이든 상관없이 ClearID를 추가하면 출입통제 절차와 정책을 디지털화 및 자동화할 수 있습니다. ClearID는 Synergis와 100% 통합되기 때문입니다. 따라서 모든 작업이 두 시스템 사이에서 동기화됩니다. 그 외에도 클라우드 기반 출입 통제 관리를 통해 접근성, 확장성, 보안 및 비용 절감 효과를 누릴 수 있습니다.

결국, 직원의 온보딩과 오프로딩 및 임시 출입 요청 처리부터 감사 보고서 생성까지 Synergis 출입통제 시스템과 ClearID를 통합하면 모든 작업이 더 쉬워지고, 효율성이 높아지며, 규정을 준수하게 됩니다.