Un camino sencillo hacia una gestión de acceso físico más inteligente

Los modernos sistemas de control de acceso IP no sólo te ayudan a gestionar mejor quién tiene acceso a tus edificios y sitios. Además, con el tiempo, tendrás la libertad de agregar tecnologías innovadoras para mejorar continuamente tus operaciones y seguridad diarias.

A medida que planificas tus futuras actualizaciones, podrías considerar agregar nuevos sistemas y sensores, como lectores biométricos o credenciales móviles. Estos pueden agregar valor a tu seguridad y operaciones, pero es importante tener un sistema de seguridad unificado donde todo se pueda gestionar desde un solo lugar.

Diseñada en capas sobre tu sistema de control de acceso, una solución de gestión de acceso físico te ayuda a automatizar y mejorar las decisiones y los procesos que se centran en las políticas de seguridad electrónica de tu empresa y los derechos de acceso de las personas. Esta solución puede aliviar los cuellos de botella en tus operaciones diarias y mejorar la eficiencia y el cumplimiento normativo en toda tu empresa.

LISTA DE VERIFICACIÓN

 

Un sistema de control de acceso es útil. Sin embargo, ¿es suficiente? 

Un sistema de control de acceso contribuye en gran medida a proteger tu organización. Tus operadores pueden usar el sistema para manejar tareas como establecer privilegios de tarjetahabientes, desactivar credenciales de acceso, crear horarios y reglas de puertas, etc. 

Sin embargo, ni las soluciones de control de acceso más avanzadas están diseñadas para optimizar tus flujos de trabajo. Esto se debe a que tus operadores aún tienen que manejar muchas tareas manuales que consumen mucho tiempo al gestionar el control de acceso físico. Estas son algunas de ellas:

Empleados recién incorporados

Cuando se contrata a un nuevo empleado o un empleado existente cambia de puesto, hay que agregar o actualizar los datos y privilegios del tarjetahabiente. Hacer esto varias veces al día o a la semana suma tareas y contrae el tiempo de tus operadores. Dado que los empleados generalmente necesitan acceso inmediato, los operadores también pueden apresurarse a hacer todo e involuntariamente pueden cometer errores en el proceso.

Manejo de solicitudes temporales

A veces, los empleados necesitan acceso a una determinada sala, área o edificio para un trabajo o período de tiempo específico. Depende entonces de tus operadores consultar con el jefe o gerente del departamento para validar la solicitud y establecer permisos. Es un proceso largo de ida y vuelta que crea demoras indebidas y necesita el rastreo adecuado.

Recordar revocar esos privilegios temporales se suma al desafío. Mientras que algunos programan recordatorios en sus calendarios en línea, otros realizan un seguimiento manual de las solicitudes ad-hoc en Excel o en un bloc de notas en papel. Cualquier percance o distracción que se interponga en este proceso ralentiza la eficiencia operativa y crea vulnerabilidades para tu organización.

Completar auditorías periódicas

Algunos sectores muy regulados o las políticas de las empresas exigen reportes y auditorías frecuentes de los controles de acceso. Esto requiere garantizar que sólo aquellos con el entrenamiento, los roles y las autorizaciones de seguridad adecuadas tengan acceso a ciertas salas o sitios, así como detallar el contexto detrás de las excepciones o solicitudes ad-hoc.

Reunir esos detalles significa que tu equipo administrativo tenga que revisar el papeleo, recuperar correos electrónicos o recopilar datos en hojas de cálculo de Excel. De todos modos, es un proceso largo, a menudo, dispendioso, propenso a errores y que dificulta tu cumplimiento normativo.

La lista de tareas de control de acceso manual no termina ahí. Otros trabajos, como el manejo de permisos de contratistas, solicitudes de visitantes e invitados VIP, requieren tiempo y atención adicionales por parte de tu equipo. 

Dada la alta frecuencia y aleatoriedad con que estas tareas ocurren, es fácil que tus operadores se desvíen y cometan errores que pongan en riesgo a tu organización. Depender de una o dos personas para manejar estas tareas también crea un cuello de botella en tu empresa que reduce la eficiencia operativa en diferentes trabajos y equipos.

EBOOK

 

Por qué ClearID es la forma más inteligente de gestionar el acceso

ClearID te ayuda a gestionar de manera centralizada los derechos de acceso de tus empleados y contratistas mientras se automatizan todas esas tareas manuales según las políticas de tu empresa. Esto se hace mediante el uso de aprovisionamiento basado en atributos, lo que significa que la solución otorgará o revocará automáticamente los derechos de acceso según los atributos específicos de los empleados, incluidos el departamento, la ubicación, el cargo, la descripción del trabajo, la antigüedad, la categoría salarial, el entrenamiento, las certificaciones, la autorización de seguridad, y más.

 

 

Por lo tanto, si un empleado que trabajaba en el departamento de marketing de San Diego es transferido a la oficina de Montreal, el sistema ajustará automáticamente sus derechos de acceso. Basarse en atributos y políticas significa que no tienes que proporcionar manualmente a cada empleado su acceso.

HISTORIA DE UN CLIENTE

 

Esta solución de gestión de acceso más inteligente lleva la automatización aún más lejos. Aquí mostramos otras formas adicionales en que tu organización puede beneficiarse al unificar tu control de acceso con ClearID:

Solicitudes de autoservicio

Tus empleados pueden acceder a un portal de autoservicio basado en la nube para introducir fácilmente sus solicitudes de acceso temporal, atributos actualizados, acceso de visitantes o contratistas, y más. Los gerentes o jefes de departamento también pueden usar el portal para programar y completar revisiones de acceso para sus equipos en cualquier momento.

Aprobación de flujos de trabajo automatizados

Cuando se envía una solicitud de acceso, se alerta automáticamente al gerente de área asignado o al responsable de la toma de decisiones. Entonces, pueden ingresar al portal para revisar la solicitud y luego aprobarla o rechazarla o incluso hacer ajustes a los permisos, como limitar el período de validez. También pueden agregar notas explicando por qué se otorga o revoca el acceso para garantizar una auditoría completa más adelante.

Políticas estandarizadas de incorporación de nuevo personal

Una vez que se crea un tarjetahabiente en el sistema de control de acceso y se asignan todos los atributos, como el departamento, el puesto, el cargo y la ubicación, ClearID garantiza que se otorguen todos los derechos de acceso relevantes según las políticas de seguridad de la empresa. Esto minimiza los percances manuales y garantiza que los derechos de acceso estén siempre actualizados.

Considera implementar una solución de gestión de acceso físico

Ya sea que tengas un sistema de control de acceso Synergis™ o estés en proceso de migración, agregar ClearID puede digitalizar y automatizar sus procesos y políticas de control de acceso. Eso es porque ClearID está 100% unificada con Synergis. Esto garantiza que todas las acciones queden sincronizadas entre los dos sistemas. Además, la gestión de accesos basada en la nube te permite una mayor accesibilidad, escalabilidad, seguridad, y disminuir costos.

Al unificar el sistema de control de acceso Synergis con ClearID, todo, desde la incorporación y baja de empleados y el manejo de solicitudes de acceso temporal, hasta la generación de reportes de auditoría, se vuelve más fácil, más eficiente y compatible.