Conversaciones sobre seguridad: Hablando sobre la gestión de evidencias en el Condado de Galveston

En la Fiscalía del Condado de Galveston (DA), Kevin Petroff es Primer Asistente del Fiscal del Distrito. Trabajando en estrecha colaboración con la Policía de Galveston, su equipo procesa casos penales todos los días. Parte de ese trabajo implica supervisar la recopilación, la gestión y el intercambio de evidencias para cada caso.

Nos reunimos y conversamos con Kevin sobre cómo la Fiscalía del Distrito actualizó su proceso de manejo de evidencias utilizando Genetec Clearance™. En las preguntas y respuestas a continuación, nos cuenta por qué necesitaban encontrar una mejor manera de gestionar y compartir evidencias, cómo los cambios regulatorios los motivaron a dar el paso y por qué Genetec ofrece la mejor solución de gestión de evidencias en el mercado.

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P: ¿Cómo era tu proceso de manejo de evidencias antes de invertir en Clearance?

Antes nosotros hacíamos las cosas a la antigua. Cuando se presentaba un caso, hacíamos una solicitud de evidencias y enviábamos a un oficial de la agencia relacionada con el caso, a recogerlas. El oficial debía hacer copias físicas de las evidencias, ya fuera en DVDs o memorias USB, y luego hacíamos copias de nuestras copias para compartirlas con los abogados defensores.

Por lo general, estamos tratando con evidencias de cámaras corporales, cámaras vehiculares, cámaras ubicadas en las calles, cámaras ubicadas en timbres, y además, en cada interrogatorio también se realizan grabaciones de video. Entonces, por cada juicio por delito grave, hay al menos uno o dos videos junto con otros elementos como fotografías de escenas o autopsias. Incluso con los delitos vehiculares, hay una gran cantidad de datos recopilados para la reconstrucción de accidentes.

Antes también gastábamos mucho dinero en el manejo de CDs y memorias USB. Además, compartir las evidencias significaba estar frente al quemador copiando disco tras disco de todas las evidencias detalladas. Todas esas evidencias eventualmente se archivaban en cajas y se guardaban en bodegas.

P: Cuando las leyes cambiaron en 2014, ¿cómo afectó tu proceso de manejo de evidencias?

En 2014, se hicieron algunos cambios significativos en las investigaciones y el derecho penal donde la Fiscalía del Distrito no sólo necesitaba compartir todos los elementos de evidencias con los abogados defensores, sino que también teníamos que probar, al final de cualquier caso, qué se había entregado y cuándo.

Antes de esto, los abogados defensores debían firmar las evidencias, lo que significaba que teníamos que rastrearlos, entregarles físicamente las copias de la evidencia y hacer que firmaran un documento indicando que habían recibido todos estos videos. Como puedes imaginarte, miraban un montón de discos sin saber qué había allí. Por lo tanto, había mucha confusión, especialmente si las cosas se perdían en ambas partes. Hubo acusaciones de que no estábamos entregando las cosas, lo que podía llevar a graves consecuencias en el caso. 

O ambas partes tenían que estar de acuerdo en que todo estaba entregado, o tenía que haber una audiencia al respecto y el juez tenía que dictar sus conclusiones. El temor era que si alguien alegaba diciendo: 'Espera, nunca tuve esto', entonces se deshacía el acuerdo de culpabilidad y potencialmente el caso no terminaba. 

Estos fueron cambios regulatorios importantes. Se promulgaron porque algunos fiscales habían ocultado evidencias en ciertos casos, lo que llevó a falsas condenas de personas inocentes. Así que los cambios eran necesarios, pero también fue un momento bastante aterrador al tener que brindar protocolos para enfrentar todos estos cambios mientras los casos penales todavía estaban en curso al mismo tiempo. 

Esto llegó en un momento en que comenzamos a ver más videos de cámaras corporales, videos vehiculares, declaraciones en video y cosas similares. De repente, en 2014, la Fiscalía del Distrito recibió una gran cantidad de investigaciones, y estábamos luchando, al igual que la mayoría de las fiscalías de Texas, con la forma de enfrentar todo eso.

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P: ¿Cuáles fueron las principales razones para elegir Clearance? 

Parte de nuestra decisión de seguir adelante con Genetec Clearance fue porque era rentable para el condado. Aunque observamos a otras compañías que se estaban expandiendo en el manejo de evidencias de la fiscalía, no habían llegado tan lejos en el proceso de desarrollo. De hecho, muchas soluciones todavía estaban en las primeras fases de desarrollo y los proveedores todavía estaban tratando de resolverlo todo. El equipo de Genetec parecía seguro de poder ofrecer una solución.

También estábamos trabajando con más de 28 agencias policiales diferentes. Muchas de ellas tenían su propio video propietario o software de evidencias. Por lo tanto, no sólo todos almacenaban las cosas de manera diferente, sino que también nos presentaban evidencias de diferentes formas y en diferentes formatos.

Una de las cosas que más nos gustó de Clearance fue que las agencias podían enviarnos esas evidencias de forma gratuita, sin ningún problema. No tuvieron que comprar software adicional ni suscribirse a la solución de Genetec. Simplemente podíamos enviarles el enlace que podían usar para cargar las evidencias y enviarlas de regreso. Eso fue un gran beneficio. Actualmente, la mayoría de las agencias nos están presentando las evidencias utilizando Clearance.

P: ¿Cómo Clearance les ha ayudado a gestionar mejor el proceso de manejo de evidencias?

Usando Clearance podemos enviar enlaces a abogados defensores con todos los elementos encontrados que necesitamos enviarles. También podemos restringir el acceso a partes de las evidencias que no podemos enviar, como interrogatorios forenses infantiles, lo cual es importante. 

También queríamos poder mostrar rápidamente qué evidencias se enviaron a la defensa, sin tener que recopilar manualmente una lista. Además, parte de todo esto implicaba definir ¿cómo nombrar los archivos? ¿Cómo se manejan las carpetas y qué hay en cada de ellas? Hubo mucho trabajo para agilizar nuestro proceso de gestión de evidencias.

Trabajando con Clearance, ahora podemos, con un solo clic, producir una lista de evidencias que ha sido entregada y cuándo se entregó. Si hay algún tipo de disputa sobre eso, también podemos establecer cuándo, si alguna vez, los abogados defensores descargaron o examinaron las evidencias. Esta información se completa automáticamente en nuestro membrete oficial. 

Si la defensa decide que quiere aceptar un acuerdo de culpabilidad, podemos presionar un botón y hacer que todo eso suceda muy rápidamente. Por lo tanto, Clearance ha sido de gran ayuda para nosotros y estamos muy contentos con nuestra decisión de invertir en la solución de gestión de evidencias.

¿Están cansados de manejar las evidencias de la fiscalía a la antigua? 

Copiar evidencias en discos crea obstáculos en el proceso judicial, pone en peligro los casos y simplemente no es seguro. Es por eso que hoy las fiscalías con visión de futuro, están haciendo las cosas de manera diferente.

Junto con las comisarías, las fiscalías del condado están invirtiendo en Clearance para recopilar y compartir evidencias de manera rápida y segura. Al hacer esto, también pueden mantener una cadena de custodia clara y bien documentada para garantizar que las evidencias valiosas siempre sean admisibles en los tribunales.