入退室管理をよりスマートにする簡単な方法

最新のIP入退室コントロールシステムを活用することで、建物や施設へのアクセスをより効率的に管理できます。また、革新的なテクノロジーを柔軟に導入し、長期的に日常業務とセキュリティの向上を図ることが可能です。

将来のアップグレード計画には、生体認証リーダーの追加やモバイル認証の導入など新しいシステムやセンサーの実装が含まる可能性があります。これらの技術はセキュリティと運用の向上に貢献しますが、重要なのは、一元的に管理できる統合セキュリティシステムを確率することです。

入退室コントロールシステムの上に階層化された物理的入退室管理ソリューションを導入すれば、企業のフィジカルセキュリティポリシーとユーザーのアクセス権限に基づく意思決定とプロセスを自動化・強化できます。このソリューションは、日常業務のボトルネックを軽減し、企業全体の業務効率とコンプライアンスの向上を実現します。

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入退室コントロールシステムには効果がありますが、それだけで十分でしょうか?

入退室コントロールシステムは組織のセキュリティ保護に大いに役立ちます。オペレータはこのシステムを使って、カード所有者の権限設定、アクセス認証情報の無効化、ドアの開閉スケジュールやルールの作成などを管理できます。

しかし、最先端の入退室管理ソリューションであっても、ワークフローの合理化を目的とした設計にはなっていない場合があります。多くの手動タスクが依然として必要だからです。以下にその例を挙げます。

新入社員の入社手続き

新しい従業員を雇用したり、従業員が退職した場合には、カード所有者のデータや権限の追加・更新が必要です。この作業が頻繁に行われると、オペレータの作業時間が長くなり、負担も増加します。従業員は、通常すぐにアクセスが必要なため、オペレータは迅速に対応しなければならず、その結果、作業ミスが発生する可能性があります。

一時的な要求の処理

従業員が特定の業務や時間帯に特定の部屋、エリア、または建物へのアクセスを必要とする場合があります。この際、部門長またはマネージャーに確認して要求を検証し、アクセス許可を設定するのはオペレータの責任です。これは時間のかかるプロセスであり、適切な追跡が必要です。

また一時的に追加された権限の取消を忘れないようにする必要があります。オンラインカレンダーにリマインダーを設定する人もいれば、Excelや紙のノートパッドで手動で特別なアクセス要求を追跡する人もいます。このプロセスでのミスや中断は、運用効率を低下させ、組織の脆弱性を生み出す可能性があります。

定期監査の実施

規制が厳しい業界や厳格な企業ポリシーでは、入退室管理レポートと監査の頻繁な実施が求められます。 この場合、適切なトレーニングを受けた人、適切な役割を持つ人、セキュリティクリアランスを通過した人だけが特定の部屋やサイトにアクセスできるようにし、例外や特別な目的によるアクセス要求の背後にある状況を詳細に把握する必要があります。

これらの詳細をまとめるために、管理チームが書類を掘り起こしたり、電子メールを回収したり、Excelのスプレッドシートでデータを集計したりする必要があります。これは時間のかかり、ミスが発生しやすく、コンプライアンスの遵守が難しくします。

手動での入退室管理タスクには他にも問題があります。協力業者への許可、来訪者のリクエスト、VIPゲストの対応など、すべての業務には、追加の時間と細心の注意が必要です。

これらのタスクは不規則かつ非常に頻繁に発生するため、オペレータの集中力が散漫になり、組織を危険にさらすミスが増えるリスクがあります。このタスクの処理を1名や2名の従業員に任せると、企業にとってのボトルネックとなり、さまざまな業務やチームの運用効率が低下します。

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ClearIDを活用してステークホルダーを強化する方法

ClearIDを活用すれば、従業員や協力業者の入退室権限を一元管理し、会社のポリシーに従って手動タスクを自動化できます。属性ベースのプロビジョニング機能により、部門、場所、役職と説明、勤続年数、給与等級、トレーニング、認定、セキュリティクリアランスなどの特定の従業員属性に基づいて、アクセス権限を自動的に付与または取り消すことが可能です。

例えばサンディエゴのマーケティング部門で働いていた従業員がモントリオールオフィスに異動した場合、そのアクセス権限は自動的に調整されます。このように、属性とポリシーを利用することで、従業員一人ひとりに手動でアクセス権限を付与する必要がなくなります。

お客様事例

よりスマートな入退室管理ソリューションを導入することで、自動化を促進できます。次に、組織が入退室管理とClearIDを統合することで得られるメリットは、以下の通りです。

セルフサービスのアクセス要求

ClearIDでは、従業員はクラウドベースのセルフサービスポータルにアクセスして、一時的なアクセス、更新された属性、来訪者または協力会社によるアクセスなどのアクセス要求を簡単に入力できます。マネージャーまたは部門長は、このポータルを使って、いつでもチームのアクセスレビューのスケジュールを立て、レビューを実施することもできます。

承認ワークフローの自動化

アクセス要求が送信されると、エリアマネージャーや意思決定者に自動的にアラートが送信されます。ポータルを使って要求を確認し、承認や却下アクセス許可の設定を行うことができます。また、承認や却下の理由を記録しておけば、後日の監査にも対応できます。

新入社員の入社手続きポリシーの標準化

新入社員が入退室コントロールシステムに登録され、部署、職務、役職、場所の属性が設定されると、ClearIDが、自動的に関連するすべてのアクセス権を会社のセキュリティポリシーに基づいて付与します。これにより、手作業によるミスを減らし、アクセス権限を常に最新の状態に保つことができます。

物理的入退室管理ソリューションの導入を検討する

Synergis™入退室管理システムを導入している、または移行中の際に、ClearIDを追加することで、入退室管理プロセスとポリシーをデジタル化および自動化できます。ClearIDとSynergisは100％統合されているため、すべてのアクションが両システム間で同期されます。さらに、クラウドベースの入退室管理により、アクセシビリティ、スケーラビリティ、セキュリティが向上し、コスト削減が可能です。

Synergis入退室コントロールシステムとClearIDを統合することで、従業員の入社および退社手続き、一時アクセス要求の処理から監査レポートの生成まで、すべてをより簡単かつ効率的に実行でき、コンプライアンスも保証できます。