入退室管理をよりスマートにする簡単な方法

最新のIP入退室コントロールシステムを利用することで、建物やサイトにアクセスできるユーザーをより適切に管理できます。また、長期間にわたって、革新的なテクノロジーを必要に応じて自由に導入し、日常業務とセキュリティを継続的に改善できるようになります。

お客様の将来的なアップグレードの計画には、生体認証リーダーの追加やモバイル認証情報などの新しいシステムやセンサーの実装が含まれているかも知れません。これらはセキュリティと運用に価値をもたらしますが、単一の場所からすべてを管理できる統合セキュリティシステムを完備することが重要です。

入退室コントロールシステムの上に階層化された物理的入退室管理ソリューションがあれば、企業のフィジカルセキュリティに関するポリシーとユーザーのアクセス権限を中心とした意思決定とプロセスを自動化および強化できます。このソリューションは、日常業務のボトルネックを軽減し、企業全体の業務効率とコンプライアンスを向上できます。

チェックリスト

 

入退室コントロールシステムには効果があります。しかし、それだけで十分でしょうか?  

入退室コントロールシステムは、組織のセキュリティ保護にも大いに役立ちます。オペレータは、このシステムを利用して、カード所有者の権限の設定、アクセス認証情報の無効化、ドアの開閉スケジュールとルールの作成などのタスクを処理できます。 

しかし、最先端の入退室管理ソリューションでも、ワークフローの合理化を目的とした設計にはなっていません。それは、オペレータが物理的入退室管理をする上で、時間のかかる多くの手動タスクがいまだに必要だからです。以下にその例を挙げます。

新入社員の入社手続き

新しい従業員を雇用した、または既存の従業員が転職した場合は、カード所有者のデータや権限を追加したり更新したりする必要があります。この作業が1日または週に数回行われるようになると、オペレータの作業時間は長くなり、負担も増えます。従業員は通常、すぐにアクセスが必要になるため、オペレータは急いで対応する必要があり、作業中にミスを犯すことにもつながります。

一時的な要求の処理

従業員は、特定の業務や時間帯に、特定の部屋、エリア、または建物へのアクセスが必要になる場合があります。部門長またはマネージャーに確認して要求を検証し、アクセス許可を設定するのはオペレータの責任になります。これは、時間のかかるプロセスであり、適切な追跡が必要になります。

このように一時的に追加された権限の取消を忘れないようにする必要もあります。オンラインカレンダーにリマインダーを設定する人もいれば、Excelまたは紙のノートパッドを使って手動で特別なアクセス要求を追跡する人もいます。このプロセスでのミスや中断は、運用効率を低下させ、組織の脆弱性を生み出します。

定期監査の実施

規制が厳しい業界や厳格な企業ポリシーでは、入退室管理レポートと監査の頻繁な実施が求められることもあります。 この場合、適切なトレーニングを受けた人、適切な役割を持つ人、セキュリティクリアランスを通過した人だけが特定の部屋やサイトにアクセスできるようにし、例外や特別な目的によるアクセス要求の背後にある状況を詳しく把握する必要があります。

これらの詳細をまとめるには、管理チームが書類を掘り起こしたり、電子メールを回収したり、Excelのスプレッドシートでデータを集計したりすることが必要になる場合があります。これは時間のかかる厄介な作業であることが多く、ミスが発生しやすく、コンプライアンスの遵守を難しくします。

手動での入退室管理タスクに伴う問題はそれだけではありません。協力業者への許可、来訪者のリクエスト、VIPゲストの対応などの業務にはすべて、追加の時間と細心の注意が必要になります。 

これらのタスクは、不規則かつ非常に頻繁に発生するため、オペレータの集中力が散漫になり、組織を危険にさらすミスを犯す危険性が増します。このタスクの処理を1名や2名の従業員に任せると、企業にとってのボトルネックとなり、さまざまな業務やチームの運用効率が低下します。

電子書籍

 

ClearIDを活用してステークホルダーを強化する方法

ClearIDを利用すれば、従業員や協力業者の入退室権限を一元管理しながら、会社のポリシーに従ってこれらすべての手動タスクを自動化できます。属性ベースのプロビジョニングを活用するため、部門、場所、役職と説明、勤続年数、給与等級、トレーニング、認定、セキュリティクリアランスなどの特定の従業員属性に基づき、アクセス権限を自動的に付与または取り消すことができます。

 

 

このため、例えばサンディエゴのマーケティング部門で働いていた従業員がモントリオールオフィスに異動された場合、アクセス権限が自動的に調整されます。属性とポリシーを使用するため、従業員１人１人に手動でアクセス権限を付与する必要がなくなります。

お客様事例

 

よりスマートな入退室管理ソリューションを導入することで、自動化を促進できます。次に、組織が入退室管理とClearIDを統合することでどのようなメリットが得られるかについてご紹介します。

セルフサービスのアクセス要求

ClearIDでは、従業員はクラウドベースのセルフサービスポータルにアクセスして、一時的なアクセス、更新された属性、来訪者または協力会社によるアクセスなどのアクセス要求を簡単に入力できます。マネージャーまたは部門長は、このポータルを使って、いつでもチームのアクセスレビューのスケジュールを立て、レビューを実施することもできます。

承認ワークフローの自動化

アクセス要求が送信されると、割り当てられたエリアマネージャーまたは意思決定者に自動的にアラートが送信されます。ポータルから要求を確認、承認または却下したり、時間を制限するなど、アクセス許可を調整したりすることもできます。また、アクセスの許可または取消の理由について注記を追加すれば、後日の監査にも十分に対応できます。

新入社員の入社手続きポリシーの標準化

カード所有者が入退室コントロールシステム上に作成され、部署、職務、役職、場所などのすべての属性が割り当てられると、ClearIDによって、関連するすべてのアクセス権が会社のセキュリティポリシーに従って付与されます。こうすることで、手作業によるミスを最小限に抑え、アクセス権限を常に最新の状態に維持できます。

物理的入退室管理ソリューションの導入を検討する

Synergis™入退室管理システムを導入しているか、移行中かを問わず、ClearIDを追加すれば入退室管理プロセスとポリシーをデジタル化かつ自動化できます。ClearIDとSynergisは100％統合されているからです 。そのため、すべてのアクションが2つのシステム間で同期されます。さらに、クラウドベースの入退室管理により、アクセシビリティ、スケーラビリティ、セキュリティを向上させ、コストを削減できます。

Synergis入退室コントロールシステムとClearIDを統合することで、従業員の入社および退社手続き、一時アクセス要求の処理から監査レポートの生成まで、すべてをより簡単かつ効率的に実行でき、コンプライアンスも保証できます。